POLZBYT
System POLZBYT zbudowany jest z
następujących modułów funkcjonalnych :
- Kartoteka Wyrobów Gotowych
- Ewidencja Transakcji
- Obsługa Transakcji
- Ewidencja ISO
- Kartoteka Kontrahentów
- Ewidencja Zamówień
- Sprzedaż - Fakturowanie
- Moduł Raportów i Analiz- Rejestr Sprzedaży VAT
Zasady funkcjonowania systemu POLZBYT:
- Moduł Ewidencji Wyrobów Gotowych obejmuje ruch wyrobów w magazynie wyrobów
gotowych. Ruch wyrobów jest ewidencjonowany bądź na podstawie danych wprowadzanych z
dokumentów źródłowych , bądź na podstawie dokumentów generowanych przez system.
- W celu uchwycenia stanu wyrobów gotowych prowadzona jest
kartoteka wyrobów. Transakcje zmieniające stan kartotekowy gromadzone są w pliku
transakcji. Każda transakcja wprowadzona do systemu zmienia stan aktualny wyrobu.
- Dane opisujące wyroby, takie jak : magazyny, asortyment,
jednostka miary, stawka Vat, waluta dla cen eksportowych itp. są ujęte w słowniki.
Powoduje to uporządkowanie otoczenia systemu jak również nadaje mu elastyczność i
łatwość wprowadzania zmian bądź rozbudowy modułu(nowe magazyny, nowe grupy
asortymentowe itd.).
- Aktualizacja stanów kartotekowych odbywa się w okresach miesięcznych.
- Na koniec roku następuje przeniesienie stanów kartotekowych na stan na początek roku.
- Rodzaje transakcji występujące w systemie są ujęte w
słownik. Poprzez słownik określa się też czy dany typ transakcji ma być numerowany
automatycznie oraz czy ma być generowany wydruk dokumentu.
- System Ewidencji Wyrobów Gotowych wyposażony jest w moduł
Cennika. Jest to moduł, który pozwala przygotować wcześniej nowe ceny i umieścić je
w Kartotece Wyrobów w ściśle określonym momencie czasowym. Może też być użyty do
generowania cenników dla klientów.
- Każdy z elementów tworzących System Ewidencji Wyrobów
posiada bogaty zestaw raportów. Dotyczą one stanów magazynowych w różnych momentach
czasowych, transakcji w różnych przekrojach i cen wyrobów. Każdy z raportów może
być oglądany na ekranie lub drukowany na drukarce.
- Moduł Ewidencji Wyrobów Gotowych jest ściśle powiązany
z modułem fakturowania. Jeśli faktura jest wystawiana na wyroby znajdujące się w
magazynie, tworzone są w systemie ewidencji magazynowej dokumenty WZ, stanowiące
rozchód z magazynu. Sprzedane wyroby automatycznie zmniejszają stan bieżący magazynu.
KARTOTEKA WYROBÓW GOTOWYCH
Kartoteka ta jest podstawą ewidencji
ilościowo, wartościowej wyrobów gotowych w zakładzie, jest zarazem słownikiem
indeksów stosowanych w obrocie wyrobami gotowymi. (Kartoteka zawiera aktualne stany
wyrobów Gotowych) . Moduł Obsługi Kartoteki Wyrobów Gotowych zawiera dodatkowo cały
szereg funkcji związanych z obsługą cenników, raportami ...
- przechowywanie transakcji obrotu wyrobami gotowymi,
- ustalanie stanów bieżących wyrobów gotowych,
- obsługa wprowadzania transakcji,
- akceptacja wygenerowanych dokumentów WZ
- ustalanie stanów magazynowych na dowolny moment w ciągu roku,
- ewidencja przychodów i rozchodów na potrzeby ISO,
- obsługa zmian cen sprzedaży,
- analiza czasu przechowywania wyrobów,
- generowanie raportów na ekran i na drukarki.
EWIDENCJA TRANSAKCJI
W kartotece transakcji są gromadzone
wszystkie dokumenty transakcyjne zarówno generowane automatycznie przy wystawianiu faktur
jak i wprowadzane ręcznie w magazynach.
OBSŁUGA TRANSAKCJI
To zestaw programów służących do
rejestracji i obsługi dokumentów transakcyjnych.. Programy służące do ewidencji
transakcji zawierają cały szereg dodatkowych funkcji takich jak wydruk kart kontowych,
dodatkowych raportów itd.
EWIDENCJA ISO
To subsystem działający w ramach modułu
POLZBYT. Ma za zadanie obsługę ewidencji dokumentów WZ w powiązaniu z fakturami.
Kartoteki ewidencji ISO zawierają szereg informacji dostarczanych wraz z wyrobami do
magazynu.
KARTOTEKA KONTRAHENTÓW
Kartoteka Kontrahentów jest jednym z
najważniejszych elementów z punktu widzenia sprzedaży , służy do ewidencji
odbiorców. Zawiera informacje niezbędne do wystawiania faktur i dokumentów WZ.
Kartoteka ta jest również wykorzystywana w systemie Finansowo Księgowym.
EWIDENCJA ZAMÓWIEŃ
Zestaw programów i raportów służących do
gromadzenia i weryfikacji zamówień. Zamówienia są ewidencjonowane w okresach
kwartalnych. Weryfikacja zamówień umożliwia informowanie kontrahentów o zgodności
zakupów ze wstępnymi zamówieniami. Moduł ten dostarcza informacji do budowy planów
produkcyjnych.
- obsługa wprowadzania zamówień klientów,
- weryfikacja zamówień ze sprzedażą rzeczywistą w układzie klientów i wyrobów,
- generowanie zamówień dla klientów na następny okres.
SPRZEDAŻ - FAKTUROWANIE
To obszerny podsystem służący do
wystawiania faktur, generowania dokumentów WZ, obsługi wystawionych faktur itd..
- prowadzenie kartoteki kontrahentów,
- wystawianie faktur związanych z KWG i wolnych,
- wystawianie faktur "pro forma",
- generowanie dokumentów WZ dla modułu Ewidencji Wyrobów Gotowych,
- przechowywanie faktur za lata ubiegłe i bieżących,
- wprowadzanie sprzedaży punktów zewnętrznych,
- obsługa sprzedaży detalicznej (współpraca z drukarkami fiskalnymi).
MODUŁ RAPORTÓW I ANALIZ- REJESTR SPRZEDAŻY VAT
To zestaw raportów umożliwiających
kontrolę danych, przeprowadzane analiz sprzedaży w wielu przekrojach.
- generowanie rejestru sprzedaży vat,
- analizy sprzedaży w dowolnym układzie ( wg kontrahentów, grup
wyrobów, sww, stawek vat, kierunków sprzedaży, miejsc sprzedaży i.t.p.).
